Paperless significa letteralmente “senza carta”. In un’ottica sempre più eco-friendly è importante per le aziende ridurre sprechi e focalizzarsi sulla produzione.

La carta è sempre stata presente nelle aziende. Sia nei reparti di produzione, per registrare dati e ordini, sia in amministrazione, per registrare tutti i dati burocratici. Questo cosa comporta? Risme e risme di carta, toner, stampanti che si traducono in tempo e denaro.

La carta per quanto utile ha degli svantaggi. Per esempio c’è bisogno di un apposito archivio all’interno dell’azienda. Un altro esempio, su un foglio dove lavorano più persone e si fanno delle modifiche non sempre è facile capire l’ultima modifica e si fanno errori. Essendo poi volanti, spesso è facili dimenticarsi dove sono stati collocati o spesso sono stati cestinati per errore. Per non pensare alla sua poca durabilità, le risme di carta non possono resistere a incendi, muffa e altri elementi naturali.

Limiti della carta in produzione:

Nel reparto di produzione di un’azienda l’utilizzo della carta può limitare l’efficienza della produzione. Per esempio:

  • Non si possono integrare dei dati, di processi multipli, nella carta per ovvi motivi di spazio: il foglio ha un confine;
  • È sempre presente l’errore umano nella lettura e registrazione dei dati della macchina su cartaceo;
  • Non si possono condividere fogli tra più operatori, certo si potrebbero fare delle copie ma gli operatori lavorerebbero comunque individualmente, non ci sarebbe condivisione di informazioni;
  • La carta è inaffidabile: si perde, si rompe, viene eliminata, si degrada nel tempo. La sua inaffidabilità nel tempo può creare danni se si fanno progetti predittivi.
  • Si utilizza la carta per salvarsi piccole informazioni o piccoli disegni, che spesso diventano informazioni utili, e si rovinano, sporcano o si perdono.

Ci sono molti dati di produzione che richiedono molto l’utilizzo di carta e soprattutto di tempo. Si pensi alla gestione dell’archivio, della domanda e dell’offerta, della pianificazione degli ordini e della logistica di produzione.

Per esempio, dopo aver settato le macchine per un ordine, all’improvviso un cliente importante richiede un certo ordine con una certa scadenza. L’addetto agli ordini impiega tempo a registrare l’informazione su carta e impiega altrettanto tempo a raggiungere gli operatori, perdendo tempo e denaro e guadagnando un cliente insoddisfatto.

Affidarsi al cartaceo spesso porta a scarsi livelli di efficienza e sprechi.

Come si può ovviare a questi problemi? Passare alla digitalizzazione è sicuramente una soluzione.

5 fasi per una produzione paperless:

le fasi per la produzione paperless

Un’azienda non può digitalizzare i processi produttivi e amministrativi in un solo giorno. Si compiono più fasi:

  1. Digitalizzare i documenti: scannerizzare ogni documento presente in azienda e archiviarlo in un server o in un cloud sicuro. Eliminare il cartaceo progressivamente. È una fase che richiede tempo ma è funzionale per questo processo e per il futuro. I documenti saranno accessibili a tutti, in qualsiasi momento e in qualsiasi parte dell’azienda o del mondo si trovino.
  2. Firma digitale: procurarsi una firma digitale che permette di firmare i documenti in forma digitale. La firma digitale sempre più spesso viene creata tramite SPID.
  3. Workflow documentale digitale: una volta completate le fasi precedenti viene spontaneo istituire un iter aziendale basato esclusivamente sul digitale.
  4. Archivi digitale: tutto le operazioni svolte devono essere archiviate, come memoria storica dell’azienda. Bisogna affidarsi a professionisti per gestire una grande mole di dati, di produzione e sensibili.
  5. Digitalizzare i processi aziendali: in questa e ultima fase la tecnologia e l’industria 4.0 entrano in gioco. Si possono utilizzare, per esempio, sistemi MES che interconnettono i macchinari e i robot di produzione e permettono la raccolta e l’analisi dei dati di produzione. Inserire un tool digitale nella linea di produzione permette di raccogliere dati, monitorare l’andamento della produzione, avere una visione generale dell’azienda – anche a livello grafico -. Un sistema MES assicura che ogni dato sia catturato e usato per gestire la produzione senza utilizzare la carta. Un sistema MES, come ad esempio DMP, permette uno scambio di dati, consentendo uno scambio di informazioni tra amministrazione e produzione.

Una volta aver implementato un sistema MES saranno subito evidenti i benefici e vantaggi di una produzione paperless.

I vantaggi di una produzione paperless:

I sistemi MES permettono di avere informazioni precise, accurate, accessibili. Si ottengono cicli produttivi più efficienti e efficaci. Generano una documentazione digitale, paperless, per ogni azione e processo di fabbrica, dalla manutenzione alla logistica. Ecco di seguito i vantaggi di una produzione paperless grazie all’integrazione di un sistema MES:

  • I dati, le informazioni sono sempre aggiornate in tempo reale;
  • Gli ordini vengono gestiti tempestivamente e in simultanea con la produzione;
  • In caso di imprevisti si può riprogrammare e schedulare la produzione;
  • In una prospettiva eco-friendly, l’azienda riduce l’impatto ambientale;
  • La produzione paperless riduce i costi elevati della carta e di tutto ciò che ne comporta, come toner e stampanti;
  • La produzione paperless velocizza i processi di produzione;
  • Un’azienda paperless è sinonimo di flessibilità, versatilità e sostenibilità;
  • Una produzione digitalizzata aumenta l’efficienza nella tracciabilità;
  • Con un sistema MES i processi di continuità e interconnessione tra macchine sono agevolati, cosa impossibile per un’azienda che utilizza ancora cartaceo;
  • I dati raccolti sono al sicuro, non si possono perdere o eliminare e non si deteriorano con il tempo.

Questi sono solo alcuni dei benefici che si possono riscontrare in un’azienda paperless che utilizza un sistema MES. Affidandosi a sistemi MES il workflow migliora sotto diversi punti di vista. Diventare una fabbrica paperless è un goal aziendale desiderabile. Gestire o eliminare completamente il consumo di carta significa:

  1. Aumentare il risparmio economico;
  2. Aiutare l’ambiente ed essere eco-friendly;
  3. Migliorare i processi di produzione.